دفتر شرکت و دلایل اهمیت آن

دفتر شرکت یا «دفتر صورت‌جلسات» (Livre des minutes یا Livre de société) شناسنامه قانونی و سند اصلیِ تاریخچه حقوقی یک شرکت ثبت‌شده در کبک و کانادا است.

طبق قانون شرکت‌های تجاری کبک، تمام شرکت‌های حقوقی موظف‌اند این دفتر را از زمان تاسیس ایجاد کرده و همواره به‌روز نگه‌دارند. این دفتر معمولاً به صورت یک زونکن فیزیکی در دفتر مرکزی یا به شکل نسخه دیجیتال امن نگهداری می‌شود.

محتویات اصلی دفتر شرکت
یک دفتر شرکت کامل و استاندارد شامل بخش‌ها و مدارک زیر است:

– اسناد تاسیس: گواهی ثبت، اساسنامه و مدارک ساختاری اولیه شرکت.

– آیین‌نامه داخلی: قوانین و مقررات مدون برای اداره امور داخلی و اختیارات مدیران.

– صورت‌جلسه‌ها و مصوبات: تمام تصمیمات رسمی جلسات هیئت‌مدیره و سهامداران (مانند تصویب حساب‌های مالی، تغییر مدیران یا پرداخت سود سهام).

– دفاتر ثبت رسمی (Registres): شامل فهرست کامل و به‌روز اسامی مدیران، مسئولان، سهامداران و دفتر الزام‌آور ذی‌نفعان نهایی.

– دفتر نقل‌وانتقال و گواهی سهام: جزئیات مربوط به تعداد، کلاس، صدور یا انتقال سهام بین افراد.

– توافق‌نامه سهامداران: در صورت وجود پیمان‌نامه جامع میان صاحبان سهام

▫️چرا نگهداری و به‌روزرسانی آن حیاتی است؟

۱. الزام قانونی و قوانین جدید شفافیت کبک: طبق قوانین REQ و قوانین فدرال، عدم تنظیم و به‌روزرسانی این دفتر (به‌ویژه عدم ثبت ذی‌نفعان نهایی) می‌تواند منجر به تعلیق شرکت و جریمه‌های مالی و اداری سنگین شود.

۲. ممیزی‌های اداره مالیات (CRA / Revenu Québec): ممیزان مالیاتی برای راستی‌آزمایی تصمیماتی نظیر پرداخت سود سهام، به مصوبات ثبت‌شده در دفتر شرکت استناد می‌کنند. اگر سود سهام در این دفتر رسماً مصوب نشده باشد، اداره مالیات می‌تواند آن را به عنوان درآمد حقوقی بازطبقه‌بندی کرده و شرکت را مشمول جریمه کند.

۳. درخواست وام و اعتبارات بانکی: بانک‌ها و موسسات مالی کانادا برای اعطای وام‌های تجاری و خطوط اعتباری، حتماً خواستار بررسی دفتر شرکت می‌شوند تا از اعتبار قانونی تصمیم‌گیرندگان اطمینان حاصل کنند.

۴. جذب سرمایه‌گذار یا فروش بیزینس: هیچ خریدار یا سرمایه‌گذاری بدون بررسی دقیق حقوقی دفتر شرکت و اطمینان از شفافیت ساختار مالکیت، اقدام به معامله نخواهد کرد.

تکمیل دقیق دفتر شرکت و به‌روزرسانی سالانه مصوبات آن، نیازمند دانش حقوقی و حسابداری است؛ بنابراین همکاری با یک حسابدار رسمی (CPA) یا وکیل شرکت‌ها، بهترین راه برای حفظ سلامت قانونی بیزینس شماست.

اگر شرکت خود را تازه ثبت کرده‌اید یا هنوز دفتر شرکت را تهیه نکرده‌اید، بهتر است هرچه زودتر آن را آماده و منظم کنید.

برای تهیه یا به‌روزرسانی Livre de société شرکت خود، با ما تماس بگیرید.

شرکت خدمات حسابداری
AM COMPTABLE (CPA)
عضو انجمن حسابداران حرفه‌ای مستقل کبک

با مدیریت:
مهدی سرخیل
عاطفه توکلی (CPA)

ارائه کلیه خدمات به صورت آنلاین و حضوری

▫️ خدمات حسابداری شرکت ها و اشخاص
▫️ تهیه اظهارنامه مالیاتی شرکت ها و اشخاص
▫️ مالیات بر فروش و GST/QST
▫️ خدمات حقوق و دستمزد
▫️ ثبت شرکت ها

▪️تلفن:
8195807974
▪️وبسایت
▪️ایمیل:
info@amcomptable.ca
▪️تلگرام:
@incometaxmahdisarkheil